Skip to main content

Optimaliseer het hele kantoor

Gepubliceerd op 30 maart 2023

Werkt u nog veel met de applicaties van Microsoft Office? Doet u nog dingen op papier? Dan is het goed om te weten dat u veel tijdswinst over de gehele linie kunt realiseren door uw volledige kantoorprocessen te automatiseren en te digitaliseren.

Taken waarvoor u nu Outlook, Word en Excel gebruikt, kunnen waarschijnlijk sneller, makkelijker en beter worden gedaan. En alle fysieke mappen, dossiers en stapels papier en printers kunnen worden vervangen door slimme software. Slimme software maakt gebruik van een aantal sleutels die zorgen voor een betere performance van uw kantoor als geheel.

Het kantoorproces

Wat is het kantoorproces? Dan hebben we het over het doen van aangiftes, verwerken van administratie, het maken van rapporten en jaarrekeningen, het verwerken van salarissen, etc. etc. Kortom, alle voorkomende werkzaamheden die voor klanten worden uitgevoerd.

sleutel #1

Wat is de 'sleutel' waarmee uiteindelijk tijdswinst geboekt kan worden? De sleutel is een eenduidig werkproces. Met één werkwijze voor verschillende taken kan er voor worden gezorgd dat alles wat er voor een klant gebeurt en alles wat voor een klant belangrijk is, aan deze klant wordt gekoppeld, op een centraal punt. Het terugvinden van documenten, communicatie en afspraken gaat daarmee zoveel sneller, dat dit een kantoor direct veel tijd kan opleveren.

Een ander voordeel van een eenduidige en centrale manier van gegevens en documenten opslaan, is dat collega's van elkaar snel en gemakkelijk zaken kunnen terugvinden. Het overdragen van werk bij afwezigheid of ziekte wordt zo ook een stuk gemakkelijker en sneller.

sleutel #2

Een andere sleutel om een kantoor beter te kunnen laten presteren is automatisering. Wat kan er in het proces van accountants, administratiekantoren en controllers geautomatiseerd worden? Bijvoorbeeld de onderstaande taken kunnen volledig of deels worden geautomatiseerd:

  • koppelen van klanten e-mails aan klantendossiers
  • versturen van brieven / mails naar klanten (individueel, of naar groepen)
  • importeren van financiele gegevens t.b.v. jaarrekingen / rapporten
  • maken van berekeningen voor jaarrekeningen / rapporten
  • opmaken van jaarrekeningen / rapporten
  • maken en versturen van klantfacturen
  • automatisch herinneren van klanten
  • automatsch maken van een SBR-rapport
  • automatisch indienen van SBR-rapporten
  • vanuit office documenten automatisch opslaan in het juiste (online) klantendossier
  • automatisch vakantieoverzichten maken
  • automatisch overzicht van geplande uren vs gerealiseerde uren maken
  • automatisch exporteren van gegevens naar fiscale pakketten

De software van Pro Management kan álle genoemde zaken, zonder dat we pretenderen volledig te zijn. De software is namelijk volledig toegespitst op alle processen die plaatsvinden bij accountants, administratiekantoren en controllers.

sleutel #3

De laatste sleutel om hetzelfde werk in minder tijd, met een hogere kwaliteit te kunnen uitvoeren is het digitaal koppelen van taken en processen. Een eenvoudig voorbeeld is het vooraf plannen van werkzaamheden. Deze planning kan gekoppeld worden aan een urenregistratie waardoor de uren niet meer 'geschreven' hoeven te worden, slechts te worden gecontroleerd. Wanneer deze urenregistratie is gekoppeld aan de facturatie, is het maken en versturen van een correcte factuur, een 'druk op een knop'. Naast deze planning-urenregistratie-facturatie-koppeling, zijn er onder andere ook koppelingen tussen de CRM- en rapportgenerator, tussen werkprogramma's en de HRM-module.

Automatiseren, digitaliseren en koppelen

Er is dus grote winst te behalen door processen en taken te automatiseren, documenten en dossiers te digitaliseren en ervoor te zorgen dat processen aan elkaar worden gekoppeld. Wilt u weten of er voor uw kantoor of bedrijf ook winst te boeken is? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend advies en een demonstratie op maat.

 

Kennismaken?

Wilt u kennismaken met onze software? Bekijk onze video!

 

Nieuws

Meer Weten?

Wilt meer weten over PM Online, of wilt u een demonstratie op maat? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag.