Pro Management Software voor NOAB-kantoren
Maakt u al gebruik van Pro Management Software?
De software kunt u organisatiebreed inzetten, of u kunt kiezen voor onderdelen zoals:
- Rapportage
- Urenverantwoording en Facturatie
- Werkprogramma's
- Digitale dossiers
- SBR
Wij houden de ontwikkelingen in de accountantsmarkt voor u bij en bieden ondersteunende software voor uw werkprocessen (m.u.v. de financiële administratie).
Kies ook voor onze software waar een groot aantal collega NOAB-kantoren momenteel tot volle tevredenheid gebruik van maakt. De vakkennis van het NOAB-kantoor aangevuld met de gereedschappen van Pro Management Software staan garant voor een optimale dienstverlening.
Lees meer over:
- Urenverantwoording kan ook leuk en eenvoudig zijn ↓
- Factureren - Hoe leuk kan het zijn? ↓
- SBR verplicht. Wat nu? ↓
- Samenstellen van de jaarrekening ↓
- Kwaliteitsborging met NKS ↓
- Digitaal Dossier - Nooit meer een document kwijt ↓
- Documenten genereren - Optimaliseer de communicatie ↓
SBR verplicht. Wat nu?
De jaarrekening is definitief en goedgekeurd. En hoe krijgen we de jaarrekening en andere rapportages in het gewenste SBR formaat bij de Belastingdienst, Kamer van Koophandel en banken? Hoe houden we volledige controle over het volledige proces en zorgen we voor tevreden klanten?
Volledig overzicht in één applicatie
Onze software beschikt over alle mogelijkheden om uw rapportages in SBR formaat aan te bieden aan de uitvragende partijen. Dit betreft de mogelijkheid om de rapportages aan te maken in het gewenste SBR formaat. Tevens bieden wij u de mogelijkheid om de rapportages daadwerkelijk te verzenden. Uiteraard wordt het gehele traject inclusief de melding van ontvangst door ons bewaakt. Zo houdt u overzicht van alle rapportages, die u uit naam van de klant heeft verstuurd. Met behulp van onze software heeft u volledig inzicht in alle stappen van het proces, van het verzamelen van de benodigde gegevens, het controleren van deze gegevens, het samenstellen van de rapportages, de communicatie met en goedkeuring van uw cliënt en het verzenden en afleveren van de rapportages bij de betreffende instantie. Allemaal vanuit één applicatie.
Samenstellen van de jaarrekening
Het samenstellen van de jaarrekening is een jaarlijks terugkerende activiteit. Het verzamelen van de benodigde informatie kan tijdrovend zijn, met veel communicatie tussen accountant en klant. Elke jaarrekening is uniek, maar veel handelingen kunnen perfect worden geautomatiseerd met als resultaat een hogere kwaliteit van de dienstverlening naar uw klant in minder tijd.
De software
Met PM-Report kunnen jaarrekeningen, tussentijdse verslagen, publicatiestukken en SBR rapportages gegenereerd worden.
Diverse financiële rapportages kunnen via SBR rechtstreeks naar uitvragende partijen worden verzonden. De publicatiestukken kunnen met één druk op de knop via de PM-SBR Manager in SBR bij de KvK worden gedeponeerd. Vanuit PM-Report kunnen de benodigde gegevens digitaal worden geëxporteerd naar alle fiscale pakketten.
De tekstuele gegevens en de saldibalansen worden opgeslagen in één centrale database (PM-Record). Uitsluitend de regels en specificaties die van toepassing zijn, worden getoond in de rapportage.
Kwaliteitsborging met het NKS
Met behulp van een kwaliteitssysteem, door uzelf ontwikkeld of zoals bijvoorbeeld het NOAB Kwaliteitssysteem (NKS), heeft u een goed zicht op de uit te voeren werkzaamheden en heeft u volledige controle over de kwaliteit en de voortgang van de werkzaamheden. Pro Management Software speelt in op de eisen die aan NOAB-kantoren worden gesteld door een volledige integratie van het NOAB Kwaliteitssysteem in de software.
Voor het gebruik van NKS binnen de software, dient u bij NOAB een NKS-licentie af te nemen.
Verminder risico's
Een NOAB-kantoor wil een hoge kwaliteit van dienstverlening leveren aan zijn klanten. Tevens wil men zekerstellen dat men voldoet aan wet- en regelgeving. Een van de middelen om aan deze doelstellingen te voldoen is het gebruik van een kwaliteitssysteem binnen de organisatie. NOAB heeft jaren geleden het initiatief genomen voor de opzet van een kwaliteitssysteem (NOAB Kwaliteitssysteem - NKS). Het NKS is een kwaliteitssysteem dat in de praktijk steeds vaker wordt gehanteerd en zijn toegevoegde waarde inmiddels heeft bewezen. Pro Management Software biedt gekwalificeerde NOAB-kantoren de mogelijkheid om gebruik te maken van het NKS. Hiermee beschikt u over een kwaliteitssysteem, dat uw interne processen optimaliseert, transparant maakt én digitaliseert. Tevens worden uw risico's als samensteller verminderd.
Digitaal Dossier - Nooit meer een document kwijt
Het digitaal dossier stelt u in staat om uw eigen, kantoorspecifieke, dossierindeling vast te leggen. Ook kunt u uw dossiers zo inrichten dat ze voldoen aan kwaliteitseisen zoals opgesteld door uw beroepsorganisatie. Hierbij kunt u onder andere onderscheid maken tussen organisaties en particulieren..
eenvoudig vastleggen
Het vastleggen van documenten in het digitale dossier is zeer eenvoudig: Vanuit MS-Word, MS-Excel en MS-Outlook kunnen de bestanden direct worden opgeslagen in de dossiers (PM-Office Integration). Documenten kunnen worden verrijkt met meta-gegevens, waardoor het terugvinden van documenten eenvoudiger wordt.
We zorgen er ook voor dat documenten tijdig worden behandeld. Dit voorkomt stress doordat last-minute paniekacties worden voorkomen. Er is een digitale uitwisselingsmogelijkheid met online klantdossiers (DigiRecord.nl), waarbij werkstromen gekoppeld kunnen worden aan documenten, inclusief digitale handtekeningen en vele signaleringsfuncties.
Ideaal voor permanente dossiers en jaardossiers, waarin naast correspondentie per onderwerp tevens de dossierstukken bij samenstel- en controleopdrachten kunnen worden vastgelegd.
Liever samenwerken met uw klant in een gemeenschappelijke omgeving?
Kies voor DigiRecord - Het digitaal dossier in de Cloud.
Documenten genereren - Optimaliseer de communicatie
U wilt waarborgen dat u en uw medewerkers op eenduidige wijze met uw relaties communiceren. Een goede opzet van uw correspondentie zorgt voor een goede uitstraling, die bijdraagt aan de wijze waarop uw klanten uw organisatie waarderen. U wilt er tevens voor zorgen dat de tijd die wordt besteed aan correspondentie tot een minimum wordt beperkt en dat het proces zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd.
betere kwaliteit in minder tijd
Met PM-Record DocMaker kunt u de manier van communiceren vastleggen in documentsjablonen. Deze sjablonen kunt u zo inrichten, dat zij exact aansluiten bij de wijze waarop ú vindt dat u wilt communiceren met uw klant. Deze sjablonen worden gekoppeld aan de PM-Record database, zodat gegevens van relaties, contactpersonen, mailcodes, etc. kunnen worden gebruikt om uw correspondentie op te stellen. Dit voorkomt dubbel werk en vermindert de kans op fouten. Betere kwaliteit in minder tijd. Wie wil dat nou niet?
Uiteraard kunnen de met PM-Record DocMaker gegenereerde documenten worden opgeslagen in de digitale dossiers, zodat de historie van uw klantcontacten gegarandeerd volledig blijft.
.
Urenverantwoording kan ook leuk en eenvoudig zijn
Een goede facturatie is vaak gebaseerd op een correcte en consistente urenregistratie.
Alle medewerkers dienen hun uren op eenvoudige wijze te kunnen verantwoorden. De urenverantwoording is een belangrijke bron van informatie voor de facturatie. Daarnaast geeft een goede urenverantwoording inzicht in de tijdsbesteding van uzelf én uw medewerkers. Handig om uw werkprocessen te kunnen beoordelen op basis van verwachting versus werkelijkheid.
eenvoud
Urenregistratie wordt niet altijd als plezierig ervaren. Vaak is het omslachtig om de gewerkte uren, gekoppeld aan een klant, een boekjaar of een activiteit, vast te leggen.
Naast discipline is de gebruiksvriendelijkheid van software waarmee werkzaamheden worden geregistreerd van groot belang om het leven aangenaam te maken. Wij richten ons bij de ontwikkeling van onze software volledig op de eisen en wensen van de medewerkers van een administratie-, belastingadvies- en accountantskantoor. En dat ziet u terug in de software.
controle
Het is belangrijk dat iedere medewerk(st)er zijn of haar uren regelmatig, in principe bij voorkeur direct na het uitvoeren van de werkzaamheden, snel en eenvoudig kan registreren.
Indien gewenst is het mogelijk dat een leidinggevende de geregistreerde uren voorafgaand aan de facturatie eerst nog kan beoordelen en goedkeuren.
Onze software zorgt er voor dat u snel inzicht heeft in het registratiegedrag van uzelf en uw medewerkers. Nalatige medewerkers kunnen direct worden aangesproken. Het continu bijwerken van de urenregistratie zorgt voor minder onduidelijkheden en vergissingen.
Vaste afspraken
Deze werkzaamheden kunnen behoren tot vaste prijsafspraken met een klant. Onze software controleert de urenregistratie en koppelt indien van toepassing de werkzaamheden aan een vaste prijsafspraak of periodieke voorschotnota.
Factureren - hoe leuk kan het zijn?
Het facturatie proces moet een pretje zijn. Wat is er leuker dan met een druk op de knop vast te stellen hoeveel er de afgelopen periode is verdiend?
Facturatie zou voor de accountant en administrateur een van de leuke processen moeten zijn. In veel gevallen is facturatie echter nog een tijdrovende bezigheid. En hoe vaak wordt er niet vergeten om werkzaamheden door te belasten aan een klant? En hoe vaak blijkt de doorbelasting naar de klant niet correct te zijn, hetgeen weer leidt tot discussie en correcties? En dus vertraging van de betaling?
Het verzamelen van de gegevens om het facturatieproces uit te voeren moet eenvoudig zijn. Er moet voorkomen worden dat werkzaamheden niet of niet correct gefactureerd worden.
Factureren
Facturen kunnen op regiebasis, dus op basis van 'uurtje-factuurtje', voor de in een periode gewerkte en geregistreerde uren worden opgesteld. Het uurtarief wordt hierbij op basis van de werkzaamheid, de medewerker, de klant of een combinatie hiervan bepaald. Door de urenregistratie door een ieder consistent te laten bijwerken zorgt u ervoor dat u geen omzet laat liggen.
Factuurafspraken
Veel kantoren werken tegenwoordig met vaste prijsafspraken. Een vaste prijsafspraak is een met de klant overeengekomen vergoeding waarvoor uw kantoor de vooraf afgesproken werkzaamheden verricht. U bepaalt zelf de interval (maandelijks, per kwartaal, per jaar etc.) en het tijdstip waarop de vaste afspraken worden gefactureerd, dit kan zowel vooraf als achteraf zijn.
Er is altijd inzicht in de verhouding werkelijk bestede tijd en geld versus het aantal uren en het bedrag, dat de basis vormde voor de vaste prijsafspraak. Indien nodig kunt u snel reageren op onverwachte afwijkingen of bijzondere gebeurtenissen. Dit voorkomt lastige gesprekken met uw klanten.
Presentatie en specificatie
U bepaalt (indien gewenst per klant) op welke wijze u de werkzaamheden vermeldt op de factuur. U kunt werkzaamheden groeperen of gedetailleerd tonen. Ook kunt u een specificatie aan de factuur toevoegen. Zo kunt u uw klant op de door hem gewenste wijze informeren.
Registratie controleren
Als leidinggevende kunt u de uren van uw medewerkers controleren en goedkeuren. Ook kunt u uren t.b.v. de facturatie aanpassen, afboeken of uitstellen. De originele registratie blijft beschikbaar zodat u altijd kunt nagaan op welke wijze er aanpassingen hebben plaatsgevonden.
Digitale facturen
Het gebruik van digitale facturen neemt in hoog tempo toe. Een digitale factuur in de vorm van een PDF bestand verstuurd naar het e-mailadres van uw klant bespaart u allerlei handelingen. Tevens is er geregistreerd dat de factuur is verzonden. Per klant kunt u aangeven op welke wijze de factuur verstuurd moet worden, op papier of digitaal.
Flexibele lay-out
Elk accountantskantoor heeft zijn eigen wensen t.a.v. de factuur lay-out. Met onze factuureditor bent u in staat (eventueel met onze hulp) om de factuur naar eigen inzicht in te delen.
Koppeling met uw financiële administratie
Met behulp van de integratie met uw financiële administratie worden de facturen snel en eenvoudig geboekt in uw administratie. Zodoende heeft u altijd een compleet en up-to-date inzicht in uw financiële positie.
